網路媒體的異想時空

行銷企畫人員：搞什麼啊！我當初在e-mail裡的意思明明就不是這樣的，你怎麼設計成這樣....拜託!@#$!$。

程式人員：可是你信中的意思不是這樣嗎？ ......

行銷企畫人員：最好是啦！我這句話的意思是要把這個功能移到那個頁面，然後原來的部分用這個圖片給覆蓋過去。可是你看你用的東西，這這..這根本不是我要的啦！

程式設計人員：...............恩，那我再做一次。

行銷企畫人員：那我再寫一次e-mail給你，你千萬不要再搞錯囉！

程式設計人員：Orz.......

以上的對話覺得誇張嗎？其實一點也不誇張，這樣的對話每天在我們的工作中時常發生。e-mail可以在彈指間彼此交換訊息，連在同一個辦公室裡的同事，也喜歡用電子郵件取代面對面溝通，甚至連電話也懶得打了。說是電子郵件提昇效率，但是有時候卻讓事情更複雜，彼此的關係也更生疏。

最近《Inc》雜誌報導，過度倚賴電子郵件可能損害組織內的人際溝通。報導指出，美國作家麥米藍(Ron McMillan)花費10多萬小時觀察全國各地多家企業的溝通方式，發現這些組織的成員透過桌上型電腦、手提電腦、手機交換的文字訊息漫天飛舞，至於面對面互動或電話溝通則堪稱式微。麥米藍提醒這些企業，人與人的互動若少了豐富的非語文訊息，譬如講話的音調、面部表情、眼神等，經常會弄不清楚對方要表達的真正含意。

人們愛用的電子郵件限制頗大，如果想要溝通的內容屬於敏感、複雜或事關緊要的議題，就不宜使用電子郵件。所以，要討論事情的時候何不彼此call個小meeting，面對面的聊一聊，或許許多的概念、想法、質疑都可以一次解決。

想知道你花在撰寫電子郵件上的時間？只要稍微計算一下，就知道至少佔了一天工作的1-2個小時以上。包含了：回應主管或客戶的信件、處理問題的信件、回答同事疑問的信件、撰寫開會通知或會議記錄的信件、每日例行性事務回報信件.....等等。

依照這樣的項目，你可以算一算自己到底花了多少時間在撰寫文件上。然後仔細檢查這張list，刪除不必要或是可以套用範本的信件，相信這樣會更快速提升工作的效率，減少誤會與處理錯誤的時間。