嵐色共享體-Office研究室 - 網誌

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September 6, 2007

將Office檔案存成 PDF 格式 - Word篇

itbox 在天空部落發表於11:05:09 | 功能應用

在Office system 2007中我們所建立的檔案都可以儲存成「PDF」(可攜式文件格式)，這種常見的共用格式。接著我們僅要安裝增益集之後，就可以用另存新檔方式來存成PDF !
甚至在以下系列軟體中都可以用另存新檔的方式來存成PDF唷!
Word 2007、Excel 2007、Access 2007、PowerPoint 2007
Visio 2007、InfoPath 2007、OneNote 2007、Publisher 2007

轉成PDF 格式的原因 - 6大好處：
PDF 文件在製作的概念上與Postscript 文件十分地接近，具有跨平台、可同時顯示文字、圖形等的優點，當文件以PDF 方式儲存時，已經將其中的各項元件予以格式化，文件在傳遞的過程中以壓縮的方式進行，有助於保持文件的完整性，同時它還具備下列6個優點 (請看內容) !

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September 4, 2007

功能變數 - 妙用多多

itbox 在天空部落發表於10:16:35 | 功能應用

在 Office System 2007 中除了擁有漂亮的介面之外，其實還有許多以前的功能是我們沒有去發掘出來的! 例如：在Word 2007 中像是快速組件→功能變數，就有許多好用的輔助設定。

功能變數（70多種功能變數），其中又例如：
EditTime：當您文件撰寫結束之後，在插入該功能就會有編輯時間總計
UserName：就是您的個人化姓名
LastSavedBy：上次儲存文件的使用者名稱
PrintDate：就是上次文件的列印時間

有人可能會有疑問說，應該看不懂變數吧！？
其實不然！
因為在每種變數的下方都有詳細的說明，甚至最便捷的方法就是點選即可，也不需多傷腦筋唷！

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August 19, 2007

反序列印，讓一份文件終於不用在從最後一頁排到第一頁了

itbox 在天空部落發表於10:21:13 | 功能應用

遇到不能自動反序印表機，實在讓我們在列印多頁文件的時候困惱萬分!

反序列印：列印時，會從最後一頁開始印出，第一頁最後印出!

補充說明：
有些印表機列印時，第一頁都會先印出而導致列印完成之後，第一頁變成最後一頁，而還要一張一張的換位置

為何會這樣呢？

原因是通常列印時，都是預設從第一頁開始，接著問題就來了! 當我們要印很多頁時，以印表機的"想法"當然是第一頁放在最底下了( 因為第一頁=第一張 )，最後呢最終頁就會放在最上面了。更累人的是我們還要"人工"作業，在一頁一頁的反過來放，這時候我們的第一頁才真的是第一頁了。

遇到這種問題時，其實我們只要在列印時打個勾勾，就可以克服麻煩唷!

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July 5, 2007

獨一無二 - 我的快速鍵

itbox 在天空部落發表於09:25:36 | 功能應用

快速鍵能夠讓每天使用 Word的我們事半功倍。

我們可以透過快速地執行一個命令來提高工作效率，而不用在功能表或對話方塊中賣力的尋找想使用的功能。Word 2007 中的快速鍵與早期的版本非常相似，你是否正在為了找不到去哪裡設定而苦惱呢？你或許想要改變原來的快速鍵，以便符合自己的使用習慣或者幫助記憶；又或許，你考慮增加一個原本沒有的快速鍵。

令人興奮的是，在 Word 2007 中我們可以輕鬆自由地自訂各種快速鍵！

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January 23, 2007

稿紙功能，讓您更精準

itbox 在天空部落發表於11:27:03 | 功能應用

相同的，這項功能在版本中也是已經有了，但在2007中提供了更棒的稿紙功能。
您不需要再去下載，就能兩三步快速使用稿紙功能唷!
相信這對時常在寫文章或是文字工作者來說，會是更得力的好幫手
我也對稿紙功能進行測試，並將過程完整敘述，希望各位會喜歡這功能唷!