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November 9, 2007

My Share上看見這則網摘: 千萬不要小看一包 乖乖 ! 沒有它! 搞網路的都會失業了!(出處:溫厝的543),想起當年「乖乖大神的傳說」。 

JessyMIS部門淵源很深。
第一份工作常常需要兼著做MIS幫我家業務經理解決電腦又當機以及老是開啟來路不明的檔案而中毒的問題(註1)。
然後第二份工作有幸待在L公司的IT部門,掛著IT人的羊頭做著秘書的事。由我老闆帶領下的整個專業團隊,平常是我問東問西的寶庫。所以「乖乖大神的傳說」就是從他們聽來的。
「傳說在電腦機房的伺服器上面擺上幾包乖乖,在乖乖過期日之前伺服器都會乖乖聽話不出包喔」。聽說大部分資深的IT人都謹守這個傳說。
某次MIS同事拿出快要過期的乖乖跟部門同仁分享的時候,Jessy第一次聽見這樣的事情,興沖沖跟著MIS去機房探頭(因為機房重地不方便擅入,其實也是懶得登記XD),果然遠遠瞧見幾包乖乖被安放在每台伺服器上面。
後來再次聽到龍潭機房同事也證實,乖乖是機房必備之護身符。(這個我就沒有親眼目睹了,待在L公司三年,龍潭機房依然是神聖不可侵犯,意思就是說我沒去過啦XD
另外更有一種說法,放幾罐啤酒也會讓伺服器更聽話(倒是沒有指定牌子)。

某次中元普渡,MIS同事決定交給公司總務部門一併處理機房的祭品。中元節可是個重要的祭拜日子。
因為沒特別交代要買乖乖,丁丁總務老兄竟然買了「旺旺」兩大包。旺旺大神其實也是很有威力的,那兩週機房特別的「人丁興旺」,一下子公司電腦一堆中毒掛點,一下子郵件伺服器出狀況,嘿嘿,那幾天MIS人員的工作量真的是「旺翻了」。後來我們MIS旺到受不了,自行掏腰包買了幾包乖乖,才讓機房恢復應有的安寧。

果然乖乖大神的傳說是真的!雖然我沒有聽過要買哪種口味XD不過我真的吃到很多奶油乖乖耶

1:當年都快要解電腦病毒解成精了(這句是唬人的,在專業面前不敢班門弄斧),這都要感謝我大學時代的兩位學長肯尼以及卡賓的指導(呵,常常被我打擾),再加上通識課程「電腦與生活」的某位博士候選人老師的啟蒙。還有特別感謝贊助借我電腦使用的大學室友XD


October 25, 2007
看見網路新聞,某某知名企業的老闆因為涉案所以被收押。比較令我吃驚的部份是,這家企業的這位老闆是我聯絡人清單當中的一位。
當然秘書的聯絡窗口是秘書。讓我想起每次去電時候,對方秘書親切而愉快的招呼聲音。
屏除媒體用過度渲染的方式來大幅報導這件案子不說,今天來聊聊秘書這份工作。

1999年將要畢業的時候,在外商公司找到的第一份工作,中文職稱是「助理」,英文的職稱就用「Secretary」,原因無他,在台灣這樣的環境,多數情形下職稱好看還是比較重要。
外商公司助理的工作我做了三年,內容大約是協助台灣的整個辦公室行政運作。
我當時的工作內容如下:
-總機收發:接電話與寄送收發信件。
-倒垃圾等基本清潔:有固定請阿姨每週打掃,不過垃圾要隨著收取時間而拿出去。洗手間的衛生紙擦手紙洗手乳等等也都是我在補充。
-給訪客端茶倒水。
-整個公司日常物品的採買:大到辦公家具,小到文具清潔用品。
-簡單的公司財務支出報告:基本上德國總公司有會計,而我負責整理台灣的支出單據寄給總公司彙整。並且要提出年度預算與簡單支出報告。
-協助業務經理各種行政事務:業務經理要求的各種事務都要包辦。包括翻譯文件、準備業務需要的一切用品。
-人事招聘事務:三年內我們從原有的2人分公司變成4人的規模,多請了技術代表與工程師。另外包括薪資發放、所得稅務、保險以及基本員工福利。
-公司設備維護:包括個人電腦、辦公設備、公司網路的基本維護。簡單的來說我就是身兼MIS。
所以基本上來說,這三年我從完全空白到對於公司運作各項事務有基本了解。
這三年是我學到最多的時期,我常常笑說,我擔任過總機、總務、人事、會計、業務甚至MIS的工作。助理工作就是這麼瑣碎。

2002年經由朋友介紹到L公司當處級秘書。中文職稱從「助理」到「秘書」,算是跳了一級。
與很多公司一樣,這間200人規模的公司是以專業經理人為核心團隊的。
總經理底下有所謂一級主管們,也就是處級主管。總經理與一級主管每個人都配有秘書。所以全公司組織裡面有一群約10人職稱是秘書卻分屬不同部門。
由於每個主管對於他的秘書的要求不同,因此每個秘書的工作內容略有出入。不過大致上來說,就是協助整個處級行政事務以及主管個人行政事務。
當時我的工作內容偏重於整個處級行政為主。我的老闆是個公私分明、井井有條的人,所以她的私人事務幾乎不會落在我身上。
(當然她也是很好的老闆,聰明、優秀、完美卻隨和,能夠與員工打成一片卻又以身作則。)
我的工作如下:
-接聽過濾電話。
-老闆行程安排。
-各項文件處理,包括申請簽核文件與文件歸檔等等。
-部門會議安排與後續跟進。
-協助整個處配合公司政策。
-各部門協調:這個處級下面分作5個部門,需要協調彼此互相配合。
-部門同仁感情交流,包括協助舉辦聚餐等等。
-其他行政事務,包括部門各項用品申請與請款等等。
與助理的工作比起來,秘書的工作較為單純化。當然也是因為公司的組織與規模的關係,工作的分工比較細。
因為老闆是屬於高層核心主管(她當時的地位等同於副總),相對的接觸到的人事物也全然不同。
這份工作,我也待了三年。在這邊我學習到一個有規模的公司制度、文化以及整個運作的流程,眼界大開。

2005年第四季,換了工作,卻脫不出秘書的領域。這次是在D公司擔任總經理秘書。
這家代理T品牌服飾的貿易公司,基本上脫離不了傳統成衣產業的架構。大老闆是香港人,底下聘有總經理,帶領著各部門經理一起為公司奮鬥。
從新興企業到傳統產業的領域,這樣大的差異性使得我在D公司有很多很深的感受。姑且不談這些,我在那邊的工作內容如下:
-協助總經理與各部門之間的各項事務協調
-配合大老闆交辦的各種事項:當然是由大老板秘書方面交辦下來,協助總經理完成大老闆各項要求,例如說報表等等。
這份秘書工作,內容雖然簡單,但是傳統產業的包袱,包括人的問題等等,使得這份工作變得困難。
因為某些因素,我在這家公司待了僅十個月。關於人的問題在這間公司裡自然是棘手,卻也讓我學習到很多。
例如說,學習到如何在公司從上到下勾心鬥角之中生存。不鼓勵,但處在那樣的環境下卻是不得不。
這十個月的時間,學到如何用另一個角度去看整體的問題。坦白說,這不是使我愉快的工作環境,但是在這邊我的修養與看事情的角度,有了劇烈改變。
也是一種好的經驗。

2006年第三季,我來到這裡,新興的G公司,擔任的職位是董事長秘書,在秘書的領域又是另外一種提昇。
還記得跟我面試的特助告訴我,你以前待過的公司都是專業經理人為主導的公司,跟接下來的工作一定有所不同。
果然在日常接觸的層級、處理的事務以及所見所聞差異更大,也因此眼界大開。
這邊的工作內容主要當然是協助董事長處理一切行政事務,說起來單純,做起來卻不容易。
小到平日的應對進對、每個老闆的脾氣、以及各項事務的進度都要瞭若指掌。

扯了這麼多,這是幾年秘書工作下來的概要。至於其中的冷暖點滴,有機會再來跟各位分享。我們拉回來現實。
這個網路上的新聞讓我想起在L公司上過專業秘書訓練課程中,那位優秀的講師提到身為秘書的自己曾經跟過幾個老闆的心得。
她提到其中一位教導她非常多的道理,所以她跟在這位老闆身邊很久一陣子。最後因為老闆病故所以結束了她們的主從關係。
她帶著感恩的心情說:「這位老闆是我跟過最久、印象最深刻也最感謝的老闆。」

呵,偶爾也會想起這些:
萬一你的老闆健康不佳而病故,對於擔任秘書的你一定會有影響。不管是交棒給兒子或是任何人,不管你是留任或離開,在生活中在心理上,影響不是沒有的。
萬一你的老闆因為涉案而鋃鐺入獄,身為秘書的你又如何能夠置身事外?秘書是老闆身後的助手,我們看過幾個重大案件被起訴的經濟犯老闆,最後往往是底下領薪水的員工犯罪定讞。
為什麼?因為他是老闆,你是領薪水的人,如此而已。

所以在報紙上媒體中看見自己熟悉的廠商客戶,不見得就是好事。真的很想打電話過去給那位秘書關心一下,畢竟都這麼熟了。不過也只能想想。
呵呵,秘書這份工作,比起公司裡面其他層級更為身不由己。就是這麼無奈。
當老闆撐起的那片天不復存在,你會如何自處?秘書姊妹們,一起樂觀的接受這樣的宿命吧!
September 21, 2007
Hi All,雖然不知道有多少人會過來這邊看,不過還是先在這邊寫就好。 2007年的年底,終於準備把自己嫁掉哩。

觀看全文...
August 6, 2007
身為秘書,替老闆過濾電話是日常工作之一。
每一次電話鈴響,接起來那一剎那,就是對心臟的一分訓練。
為什麼大老闆們有這麼多的電話呢? 

「請找董事長」即使只是接電話也要保持微笑和禮貌。
「他不在耶,」過濾電話教戰守則一,無論在不在,這是制式回答,老闆有特別交代過。
「請問你是哪位?」搶先問清楚才知道接著要怎麼回答。
前提是要先熟悉常打來的重要人士,例如說太太兒子老闆的兄弟家人,還有好朋友與重要客戶等等。這些人當然要馬上把電話接進去。

問清楚是哪位後,最好能夠搞清楚來意,省得造成不必要的麻煩。通常都是問清楚對方目的後,將電話留下。無論老闆回不回電。 政大的學弟打來想要求見(求學生涯裡壓根沒見過面的學弟,拿著自己創業的公司資料,要尋求學長投資。)號稱老朋友打來有非常急的事(凹了半天才透露是這兩天資金有缺口,希望能夠幫忙周轉應急。)保險公司或信用卡推廣專員打來有訊息要通知推廣(這就不必了,他太忙沒空接。)記者打來想要作進一步專訪(我老闆不愛估名釣譽,就免了。)其他的,關於廠房租售、公司資金調度、一堆哩哩摳摳的有的沒的名目,就是得過濾掉。

觀看全文...
July 20, 2007

七年級的感情觀果然跟六年級生很不一樣。
都已經表明我是有男友的,「等你沒男友時要打電話給我喔!」嗯,那可有得等了。
然後上線就問我「有沒有很想我呀?」「誰叫你偷偷交男友」最後下線前跟我說「記得要打電話給我喔」。我並沒放在心上。

結果隔天他說「怎麼沒打來?」「那現在打給我阿」。「我也在忙著帶人阿」,想不出打給你的理由。「那好吧,等你有空打給我。」

「我很老耶,而且有男友」
「你幾年次的?」
66
「那還好阿,才大我五歲」
「我單身很久了耶」

後來我下線前丟一句話「笨笨,有機會再說吧」
稍晚接到簡訊「要留時間陪我聊天喔,我單身很久了笨笨是我對我喜歡的人才用的,被你偷用了」


姐姐我不玩曖昧遊戲很久了,況且還是個小我五歲的小弟弟。
所以,乖喔,姐姐不想傳沒完沒了的曖昧簡訊。
「你都沒回我,嗚」


裝可愛或裝可憐這招,還是沒用阿。七年級的你改變不了我六年級的老式想法。
姐姐三十有找了,很不容易遇見一份值得珍惜的心。
 

曖昧不能填飽肚子,網路上的感情只比點頭之交好一點。
你怎麼知道透過網路,終端機背後(阿,好過時的說法)的那個,是不是牛鬼蛇神?
請把虛擬和現實分開,謝謝合作。
 

以上。
六年級的老女人碎碎唸完畢。


June 14, 2007

I am a murderer.
看過【Wild Hog】(荒野大飆客)的人也許會記得那一幕:三個騎著哈雷帥氣的馳騁在開闊公路上的中年歐吉桑,涼風迎面吹拂好不愜意。但是接下來的一幕是,騎經兩旁寬敞的農田,撲面而來卻是滿天的蚱蜢蟲子,騎在後面耍帥沒帶安全帽的約翰屈伏塔正忙著嘲笑前面遭殃的伙伴,沒料到接著而來的是低空飛過的烏鴉,撞得滿嘴羽毛四散,歐吉桑的帥氣當場破功。
沒看過這電影,總也記得【Man In Black】(MIB星際戰警)片頭那「啪」地黏在擋風玻璃上,流著綠色汁液的蟲蟲屍體。囧(還好不是每一種蟲都會流出綠色腦漿,導演你會不會誇張了些 ~”~)



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June 7, 2007
ㄧ直覺得自己的本名很普通,叫起來不夠響亮,又是個典型的「菜市場名字」。(註1)不過這是我老爸取的,所以也沒啥意見。隨著年歲增長,看自己的名字也就越來越順眼。

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