July 16, 2008
madonna20005
在天空部落發表於13:10:01 |
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成功主持不耍冷---營造優質會議氣氛
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| 圖／吳志英 |
文／子鏡 圖／吳志英
每個單位都有數不清的會要開。就以我們這個員工一百多位的學校來說，少說每個星期有一次的全體大會、一次主管會報，加上每個月一次的代表會議，以及不定時的跨部門委員會、協調會，整年下來不下上百場；如果再把外部會議算進來，可說不勝枚舉。因此，開會的氣氛與成效很重要，除提升工作士氣外，應避免壞了會場感受。
１.自我調侃 化解緊繃氣氛
會議如何開場是個關鍵，感謝與會人員雖是絕佳的方法，卻難免老套。善於溫潤氣氛的主持人，除了肯定與會之外，往往會利用玩笑來暖場。依據親疏不等的關係，開自己的玩笑可以化解緊張氣氛。一旦心情放輕鬆，儘管是提出反對意見也不會僵化會場，態度也容易被人接納。
舉例來說，有次在一場閩南語的研習會上，主持人說，我們學校雖然叫「國語」實小，但現在要來大力推展「閩南語」。語畢，全場哄堂大笑，增添會場歡樂氣氛，挹注許多推動助力。
２.塑造願景 擴大預期效應
揭櫫美好的未來，可以激發士氣，轉化嚴肅議題與呆板程序。尤其在接二連三的連續性會議之間，強化會議與願景的連結，可以消除疲憊與沈悶的心理，好比大餐中間的一杯小醋。
願景以描繪為主，卻得融入批判。所謂的批判，並非指責目前停滯的進度，而是發展可行的方案。參與者根據個人經驗，提出看法與建議，以延續會議議題與討論熱度。
舉例來說，在一次職務異動協調會上，主持人在即將輪調的三個單位員工面前說，某個單位被人評為可有可無，因為表現不夠亮眼，應該深自反省，因為本校的願景就是活力，以私害公就會無法亮麗，再不改變就等著裁撤。雖然當天會議並未做出異動的決議，但當頭棒喝的效果十足。
３.輕輕說出 維護人格自尊
嚴重的問題是日積月累的，並非開個會就能解決。很多的突發事件，事前有端倪。但提醒之話卻要說得輕重得宜，讓當事人聽出事態的嚴重，而其他人則不會感到威脅。
舉例來說，在一次推動增設專業輔導人員的說明會上，主持人說，以前的老師十八般武藝樣樣精通，但現在老師的專業性受人質疑，曾經有人說只要會發教材就可以教美勞，會放CD就可以教音樂，難怪師道漸漸淪喪。與會者聽到此，有人一笑，有人凝重，有人沈思，對話題產生不同的解讀。
此時主持人話鋒一轉，要大家思索，如果只要會說話就能擔任輔導人員，輔導工作將如何是好？會議結束，除了得到輔導是專業的共識外，對教學更不能等閒視之。
４.肯定與會／激發工作信心
每個人都需要被肯定，有時一句鼓勵的話，足以讓人懸念良久。會議主持人要適時肯定與會者的努力與貢獻，一來激發共同奮鬥的決心，二來增進達成目標的信心。
比如說，在一次會議中，主持人對在場的義工說，多虧負責監督餐飲供應及維護交通安全，讓整體運作無比順暢。而接下來所要討論的提案，也因為這些讚美讓會議氣氛融洽，沒有太多爭議就通過，顯得相當順利。
５.提綱挈領／縮短冗長沈悶
每個會議都有重點，像一篇文章有主旨一樣。重點有大有小，議程要能流暢，要能事先分析掌握議題的輕重緩急及重要程度。提綱挈領以目標管理為導向，檢核目標是否達成，這些領域必須根據不同團隊狀況之需求，來發掘團隊發展過程中領導者的工作。
舉例來說，某次特殊生的幼小轉銜會議，雖然有好幾個議題，但整合後變為：硬體設施與行政支援、教學型態與人員配置、專業服務與學生生活等三個。主持人為有效達成整體任務，建構並維繫團隊合作，以及發展個人的潛能，除向與會者言簡意賅點出會議重點後，隨即進入分組討論，並讓熟悉某領域的同仁引領討論。
６.引導發言 照顧每顆心靈
表達意見是會議的重心，形成共識是主要目的。讓與會者明白，有發言才有機會影響決策，而不是扮演背書的角色。因此主持人營造尊重開放與自由的氣氛，讓參與者能言其所言，充分討論，建立一個行動的計畫。若發現有人主動性不佳，應伺機引導發言，以示尊重。
舉例來說，在一次社區安全協調會上，當各單位代表輪流發言時，卻有一位口才極佳的與會者始終若有所思，機靈的主持人在會場一陣沈寂後說，現在我們請某某人發言，聽聽他的獨特見解。原本有點意興闌珊的與會者，精神隨即抖擻起來。
７善用組織 化解歧異紛爭
面對激烈的競爭要打組織戰，對內凝聚共識，對外統一口徑，才能提升公司整體的戰力。會議讓同一陣線的伙伴進行沙盤推演，雖有時繁瑣，卻有其必要。
至於組織內部的共識，在召開會議前得先凝聚。若有爭議，不妨先提出不同的方案，透過溝通與讓步，協調出大家都能接受的結論。
會議結果要讓大家都滿意並不容易，但過程卻可以讓人覺得溫馨與富有人性，雖不滿意但都能接受。用開自己的玩笑開場，隨時肯定與尊重與會人員，並適時表達感謝，同時不忘提醒願景與努力方向，而在提綱挈領的引導下，相信很快能營造出融洽互信與互諒的氣氛。如此，一改沈悶與冗長的刻板印象，在如沐春風的情境中，會議目的自然達成。
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