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November 21, 2012

Google時代一定要會的整理術:
連結人腦、人性、科技,有效掌控資訊與思緒
Getting Organized in the Google Era:
How To Get Stuff Out Of Your Head, Find It When You Need It, and Get It Done Right





作者:梅瑞爾 Douglas C. Merrill、馬丁 James A. Martin
譯者:胡琦君
出版社:天下文化
出版日期:2010年11月30日



◎部份簡介:

失讀症男孩如何成為全世界最會整理資訊的男人?
Google前資訊長首度公開私房整理術,
教你輕鬆搞定資訊搜納×記憶管理×思緒整理!


這個時代特別需要一套能幫你我減輕生活與工作壓力的整理術。本書捨棄一般傳統整理法,提供你21項全新整理原則。



 
 

個人推薦程度:★★★☆

這篇書摘躺在我的草稿裡大概有八個多月了吧...久到我幾乎內容忘光光...
從書中可以學習作者的資訊整理方式,但更可以把這本書當作google提供的工具的入門簡介
至於要不要這麼愛google工具嘛,端看個人習慣與偏好
不過這本書還是多少都有它的參考價值,OK一看





◎謬的重點書摘

整理原則總整理(21條):
(我稱它為整理的「原則」,而不是「規定」。)

★妥善管理你的生活,以減輕腦部負擔。

★趕緊把資訊從腦袋中移出,越快越好。

★同時處理多項事務,通常只會讓你更沒效率。

★用故事來記事情。

★就算某件事有一貫作法,也不表示那是最適當的。

★知識不是力量,分享知識才是力量。

★你要克服的是真實的限制,而不是假想的限制。

★對自己全然誠實,但別預設立場。

★知道何時該忽視你的限制。

★在發動引擎前,清楚知道你要去哪裡,又要怎麼去。

★達成目標的方式不只一種,要懂得變通。

★資料不用歸檔,靠搜尋就好。

★唯有真正需要的東西才記進腦子裡。

★將大體積的東西拆解成數個小單位。

★每週空出時間再次審視重要資訊。

★世界上沒有一套整理系統是十全十美的。

★盡可能使用你已熟知的工具。

★在你的電子資料添加關鍵字,讓你日後更容易找到。

★事前做註記,有助之後的情境轉換。

★將情境相似的工作安排在一起。

★整合工作與生活,別再妄想達到兩者平衡。






序文 失讀症男孩如何成為Google資訊長

正因為我的學習歷程太艱辛,我花費許多時間在思考,找出令我學習頻出狀況的諸多限制,並試圖加以解決。我也努力發展出各種技巧與系統來滅緩我腦中的壓力,幫助我全心全意專注在我真正想學的事情上。我不能把什麼事都當成理所當然。

大多數現代人日子過得如此混亂,是因為我們從不正視自己腦部的先天限制,也還不知道怎麼解決這些限制。




第一部 先認識自己


第1章 雞尾酒會與玉米片—人腦探索之旅

我的重點是:雖然資訊氾濫,但值得注意的,卻只有做某件事當下需用到的或對我們還算重要的資訊,其他的就只是雞尾酒會裡喋喋不休的背景噪音。

當我們面臨新選擇,我們會質疑或重新審視原先已做好的決定。

當我們把手邊的選擇攤在眼前,逐項檢視,一定只專注在一個選項,才不會讓我們的腦被太多選擇給疲勞轟炸。我們也才可能聚精會神,從所有選擇中找出最適合我們的理想決定。

★這樣整理不煩「腦」!

☆我們的腦是讓我們無法有效整理的最大阻礙之一。它不善於記憶細瑣資訊或同時處理多項任務,也不善於做決定。不過,我們還是有辦法克服人腦的限制。

☆由於我們的腦常和我們唱反調,了解人腦的運作,既有助於改善我們的整理技巧,也可以幫助我們發展出一套系統,讓大腦為我們工作,不再與我們作對。

☆我們的腦無時無刻不在接收新的訊息,而且許多是發生在我們不自覺的狀況下。通常,只有與我們相關的資訊才會進到我們的意識。

☆在我們注意到某個事物後,它會進到短期記憶。在那裡,我們會判斷它是否有意義,再決定要不要採取相關行動。

☆要記住某項事物,我們讓它從短期記憶轉移到長期記憶,這個過程叫編碼。

☆成功將某項事物編碼的最佳方式,就是給它一個故事,因為故事比事實更容易讓大腦記住。

☆為了日後順利用故事來回想某一事物,你得在編碼前就先想好以後你會在什麼情形下用到它。

☆謹慎選擇該記住的事情,不讓腦力浪費在不該記的事物上。




第2章 暑假、郊區與工廠轉變─如何在混亂世界做好整理

去成立一個團隊吧!找出你的強項,也誠實說出你的弱項。將你不擅長的工作,交付給別人去做,並全然信任他們。若能找到比自己聰明的人共事那會更好,或是和一些背景、觀點和技能跟你不同的人合作。

分享你知道的,也鼓勵他們這麼做。

★這樣整理不煩「腦」!

☆現行制度和信念大多是錯誤的,從朝九晚五工作制,到學校放暑假的時段,都非常不恰當。就連「知識就是力量」的想法,都不合時宜。這些謬誤讓整理變得更困難。

☆大多時候,我們寧可屈就我們的生活來配合過時的舊制。而不去嘗試調整,為我們的生活制定一個合乎時宜的制度。於是,我們每天都用錯誤的方式過日子,這並不是我們的錯!持續不斷用錯誤方式做事情,不但讓我們的腦負荷過大,也給生活帶來不少壓力,讓我們做起事來更沒條理。

☆所以,我們並非無技可施。為了讓日子更好過,我們得先質疑現有的制度。我們或許無法一下就推翻,但可改變對既有限制的因應方式,進而巧妙避開,減低對我們的衝擊。

以下是我們可以做的:

◎正視你生活中根深柢固的變化,試著去想一下,怎麼讓科技幫助你改善生活。

◎善用你能負擔得起的工作,愈多愈好,讓你得以在家工作,至少一週有一、兩天。

◎和上司談談,能否調整你上下班的時間,避開尖峰時段。

◎若孩子還小,暑假期間不妨為他和鄰居小孩辦個暑期遊樂營,再和其他家長輪流看管孩子。

◎直接把小孩送去上暑期輔導課(不過,你的孩子可能會因此很氣你)。

◎考慮搬到離公司、學校、教堂、購物中心近一點的社區,節省長途開車的時間與資源。

◎別掉入「知識就是力量」的迷思。大方與別人分享你的知識,也請別人這麼做。如此一來,每個人都能把事情做得更好。

◎和別人合作,最好是那些跟你不同的人,一起聯手對付棘手問題,集眾人之智找出解決方法。




第3章 賽車、籃球短褲與歌劇─正視我們的個人限制

認清你真實的限制、接受它們,進而順利避開;如此一來,你就不會再浪費時間精力在那些你根本改變不了的事情上。

要認清你的真實限制,得先徹底檢視你的心靈,也得請你信賴的人提供你意見,最後加上無懼的勇氣。

有些時候,我們因為一些不存在的限制而裹足不前,只是因為別人告訴我們它們存在,我們就相信了。

三百六十度績效評估法:由你的同事、部屬和上司對你的績效提出看法,說出你的優缺。

★這樣整理不煩「腦」!

☆認清我們每個人都有自己獨特的限制,不論是生理或心理方面,還是社會加諸在我們身上的桎梏。

☆要做好整理,最重要的是先全盤了解自己的限制與挑戰:知道它們從哪兒來?是真實還是假象?帶給你怎麼樣的影響?你能做些什麼去因應?

☆限制大致可分為兩種:假想的和真實的。前者可能是真的,也可能不是;後者一定是真的。你必須認清兩者之間的差別,因為試圖克服一項根本不存在的限制,只是白白浪費你的時間和精力。

☆要找出我們的真實限制並不簡單,因為我們不善於客觀分析自己和周遭環境。所以,找別人幫忙分析是必要的。

☆真實限制裡,有的是我們可以掌控的,有的是可減輕影響、但無法全面克服的,有的則完全不在掌控之中。只要能弄清楚,就不用再浪費時間在徒勞無功的事情上。

☆要知道何時可忽視自己的限制。首先你可考量自己有哪些有利條件,例如你的專長和可用的資源。你也要評估可能的風險:若你忽略限制,最糟的情況會是什麼?不管你的最終決定為何,別讓非理性的恐懼左右你,恐懼只是一種情緒,也是最該被忽視的限制。

☆認請自己的限制,並發展應對之道,這點非常重要。因為遇上突發狀況、壓力升高時,限制會變得比平常大。不過,只要防範於未然,危機爆發時,你就能更從容應對。




第4章 去爬山,還是待在躺椅上納涼?─目標明確的重要

目標與限制是一體兩面。限制是障礙,目標則是潛在的前途。

在投入之前,給自己一點時間把心放空。別去想那些擾人的問題和計畫,事實上,你最好什麼都別想。讓你的心變得像白紙一樣,好給自己一個全新的開始。

當然,把其他人列進你的目標,講白點就是委託他們做事。委託意味著信任:你請求對方做事,就要相信他能把事情做好。

★這樣整理不煩「腦」!

☆訂定明確的目標(加上行動計畫)。這樣一來,你之後所做的每件事情便有了可遵循的脈絡和意義,也幫助你更有效率地採取適當的行動。

☆有了明確的目標,你比較知道哪些一定該做,哪些不該做,哪些資訊該留在腦中,哪些不用。這樣一來,你才能更有效率、更有條理。

☆目標一定要夠具體。目標愈明確,就愈容易達成,成效也更容易評量。

☆針對目標衍生出的結果,你要懂得應變。你必須打開眼界、拓展新策略,一旦原本的方法行不通,還有其他辦法可用。

☆訂定具體目標前,問自己幾個問題:我究竟想要達成什麼?為什麼我非得完成不可?我不去做的話,會怎麼樣?想要達成目標,我得採取哪些行動?

☆一旦設立好目標,也知道自己的真實限制何在,在真正著手進行計畫前,你得暫時把它放下。等過陣子後,再重新評估是否有必要做,是不是該把計畫委託他人,還是尋求援助。

☆計畫愈大,你要做的決定相對愈多。然而糟糕的是,我們實在不善於做決定。所幸,我們可以學著改善蹩腳的決定技巧,至少可做些彌補。

對此,我有以下幾點建議:

◎找個值得你信賴的人,告訴他你的決定,請他幫忙審視。這個人通常能幫你看出不合邏輯或偏頗的地方,又或許他會贊同你做的決定,讓你更安心。

◎在心中試想各種選擇的可能結果。與各個決定「獨處」一陣子,觀想可能的結果,看看有什麼感受。

◎做點研究,多蒐集資料可幫助你做決定。但不要做過頭,太多資料反而讓你更難做出決定。

◎為潛在的決定列出可能的正反結果,並依重要性排序。

◎寫下贊成與反對某項潛在決定的所有理由,過個一、兩天再回來看,逐項質疑這些假設的真實性。






第二部 全新整理術



第5章 拋開泰勒風格與活頁收納夾─搜尋為何如此重要

★這樣整理效率高!


☆整理術因人而異。長久以來,人們誤以為世上存在一套人人通用的整理方法,絲毫沒有考慮到個人的差異、經驗、限制和怪癖。

☆過去幾年來,科技進步神速,以前的整理法則早已過時,不再適合現代人的需求。

☆現代人需要一套全新整理術,能夠依照個人差異、限制和怪癖量身訂做,並盡可能善用科技。最妙的是,新整理法反而給予我們可以有點混亂的自由。

☆搜尋是全新整理概念的基礎。無須花費時間精力歸檔重要資訊,日後也不用費時費心翻找。我們要做的,就只有搜尋。




第6章 法國巴黎?還是賭城的巴黎?─如何成為搜尋達人

★這樣整理效率高!

☆有了搜尋之後,你不必再小心翼翼管理所有資料。不用再像以前收維實體檔案一樣,時時把每樣東西固定放好,用完得歸回原處。

☆現代人需要一套全新的整理系統,搜尋正是它的基礎。換作五年前,這套系統還不可能成型,因為它所需要的數位工具都是近幾年才有的。

☆學會搜尋的精髓,對現代人來說極其重要。因為搜尋已成了我們生活中不可或缺的工具。

☆你越懂搜尋,就能越快、越明智地剔除不重要的資訊。如此一來,你才有心思專注在重要資訊上。

☆沒有任何搜尋引擎是完全一樣的。所以同樣的查詢,在不同的搜尋引擎上,結果一定不一樣。

☆有許多簡單方法可讓Google的搜尋結果更精確。一旦學會這些技巧,將會為你省下時間精力,最重要的是,可幫你找到所需的資料。




第7章 彩色筆與篩選器─確保資訊留下來


最理想的做法,是把所有電子形式資料都存在同一個地方。我建議你把電子郵件信箱當成儲存的資料庫,特別是你的郵件服務如果有提供完善的搜尋功能,並能讓你從電腦或手機讀取所有歷史訊息。


★這樣整理效率高!

☆你我每天都在接收大量資訊,然而值得記進腦中的,只有那些你真正需要的。要擺脫不必要的東西,首要之務就是做好過濾。

☆過濾任何資料之前或是當下,得先確定你的目標。不論是一本書、一篇文章或部落格貼文,還是一長串的電子郵件,先快速瀏覽資料。接下來,利用你設定的目標將資料妥善分類依照各段文字對你的用途,決定是否要忽略,或是儲存以備日後之需,還是要編碼成為記憶。此外,針對待儲存或待編碼的資料,你應該將它們依相關性分割成更小的段落。

☆知道資料對你的用途後,你才能妥善管理。一旦你知道日後打算怎麼使用某份資料,就可以發展出一套故事或脈絡,讓資料的編碼更順利,也會更容易記住。

☆過濾資料前,如果還沒有目標,要做得好很難,但還是做得到。重複和重讀資料的過程,往往會幫助你釐清它對你的用途。

☆重複(重謄或重讀)也能幫助日後回想。每週挪出空檔重新審視過去一週蒐集的資料,像是會議筆記、電子郵件、加入書籤的網頁等等。當全神貫注再次審視這些資料,你會更容易記住。等你需要用到某份資料時,回想的速度愈快,你就愈有組織,也能愈成功。

☆把大量資料或大型行動盡可能拆成小單位,你才不會覺得壓力過大。同時,這麼做也能幫助你更容易記住。況且,分門別類之後,你更能看出各自的主題及型態,跟你的目標是如何呼應的,這會讓你更容易理解。

☆盡可能馬上開始練習你發展出的過濾方法。當你遇上危機,得處理突如其來的大量資料時,會發現自己更能從容應付。




第8章 萬用手冊還是電子工具?─何時用紙?何時不用?

唯有適合自己需求的方法才是好方法。

★這樣整理效率高!

☆紙張不但有助於將資料送進我們的腦子裡,也能快速將腦中的念頭截取出來。然而,總張有許多限制,特別是在儲存資料上就比不上電子工具。

☆情緒、根深柢固的習慣、各個世代的偏好和信賴感,都會影響我們對資料整理工具的選擇。

☆我們現正經歷紙張與電子工具的轉換期。然而,具影響力的機構卻讓這段過渡時期的走向更晦暗不明。大多時候,電子文件只是紙本文件原封不動轉換的版本,因為這些機構不懂得善用新電子利器去滿足我們的需求。

☆盡可能弄清楚各種資料對你的用途,能幫助你選擇合用的儲存工具,無論是紙本或電子工具。

何時適用紙張

☆紙張有助於腦力激盪。若你的目標是要解決問題或想出一些點子,可以把想法寫在便利貼海報紙上,利用剪貼的方式重組資料,這有助於看出它們的模式,讓主題逐漸明朗。此外,用白板也可以。

☆若你想要編碼或完全吸收資訊,把文件列印出來,不要盯著電腦螢幕。因為從紙上通常會看到螢幕上沒發現的。

☆當你腦中有一大堆想法時,拿張紙寫下來吧!這有助於宣洩,也能淨空你的腦袋。

☆除非你確定使用電子文件真的比紙本更有效率。像財務資料就是最好的例子,使用電子版的財務資料其實比紙本麻煩。

☆法律文件要妥善收藏。但要記得寫電郵到自己的信箱,提醒自己存放文件的位置,並隨信附上那些文件的PDF檔案。此外,記得將那些必須知道文件存放位置和保留備份檔案的親友列為副本收件人,一併寄送。

☆隨身帶個小記事本。想寫東西卻不方便用電腦或手機時,記事本相當好用。

何時適用電子工具

☆大量且雜亂無章的資料,以及想要跟他人分享的資訊,建議採用電子工具來儲存,紙張並不合適。這樣一來,你不但能用更多方式加以存取,也比較不會找不到。此外,這讓你的資料更容易分享,也更容易搜尋。

☆儘管重要和機密的文件必須保留紙本(像遺囑、合約等),還是得做電子備份,以防原始紙本遺失或毁損。同時,有了電子檔案,更方便搜尋。

☆試著將重要文件放到雲端上,就不用擔心日後因為儲存工具遭到淘汰,再也無法存取。

☆盡可能利用留言轉成文字、再寄送電郵的服務。這樣一來,你不用再花時間聽取留言並抄寫。有了這項服務,所有留言變成可搜尋的文字,也更容易分享出去。




第9章 不只是傳送與收信─讓電郵信箱成為可供搜尋的個人檔案庫

★這樣整理效率高!

☆所謂鷹架,是指用來儲存、管理和搜尋數位資料的電子工具。Gmail是幾近完美的鷹架,不但免費、操作容易,還能提供超大儲存容量。

☆Gmail用標籤取代檔案夾,因為它更有效率也更具彈性。一封郵件可貼上數個標籤,讓你根據不同的標籤篩選郵件,檔案夾則無法做到。

☆Gmail將郵件依會話群組分類,給予郵件前後脈絡。這讓我們很快看出往返郵件的內容演變,知道有誰參與這場會話,以及該主題的最新內容。

☆把加上+的Gmail帳號給某些特定的寄件人,可幫助你自動篩選他們寄來的郵件。

☆Gmail的星號功能給你顯目的提醒,讓你知道哪些郵件待處理。瀏覽標示星號的郵件,等於檢視你的待辦事項表。

☆一天至少審視一次Gmail標示星號的郵件,確保該做的後續處理都在時限內完成。

☆你也可以寄信到自己或其他人的Gmail信箱,做為提醒;也可用來存放文件的備份檔,以便隨時搜尋。

☆盡可能使用你已熟悉的工具,若非必要,不需花時間和金錢改用全新工具。

☆將密碼的提示文字(不是密碼)妥善儲存,放在方便你隨時存取的地方(譬如雲端上頭),像Gmail帳戶就是不錯的選擇。




第10章 感謝你的分享─為什麼行事曆該放到雲端上?

★這樣整理效率高!

☆微軟的Outlook Exchange完全將公與私的事項及約會區隔開來,這不但與我們生活的方式背道而馳,也無助於我們做好整理。

☆比較理想的方式是在雲端上擁有多個行事曆,將各個行事曆分別分享給跟它有關的特定人士。GCal都能輕鬆做到。

☆GCal搜尋十分容易,快速又準確。再說,使用GCal不需花你一毛錢。

☆那些和你分享GCal行事曆的人不必是GCal的用戶,他們只需連線上網就能在瀏覽器看到你的行事曆。

☆與特定的人分享特定的行事曆,等於替他們做好行程過濾。

☆當你要和其他人協調行程時,採用分享行事曆的方式,也能節省往返聯繫的時間與精力。




第11章 瀏覽器、作業系統與超炫標籤─管理文件及網頁內容

總之,搜尋應該是先見之明,而非事後諸葛。

★這樣整理效率高!

☆某些時候為了實用目的,我會建立並儲存個人資料在雲端上,也就是Google文件裡。

☆Google文件方便用來跟其他人協同合作一般文件。通常,我會在筆電上用Google文件的純文字檔直接輸入開會的筆記。打字的同時,我會把文件分享給其他與會人士,並給予他們編輯的權限。透過眾人的合作,會議記錄內容更豐富,清楚闡述哪些人說了什麼。

☆網頁內容管理有許多困難。若你不只使用一台點腦,你可使用Xmarks之類的瀏覽器附加功能,幫助你在不同電腦上同步更新書籤。如此一來,只要你在一部電腦上儲存新書籤,其他所有電腦也會自動複製。
 
☆時間一久,書籤可能愈積愈多,變得毫無組織。Mozilla Firefox可以幫你解決這個問題,我個人認為它是最棒的瀏覽器。你只要在書籤裡添加標籤,日後就能輕鬆搜尋。

☆網頁內容瞬息萬變,下一刻或許就不存在。若你覺得某個網路資料非常重要,可以複製並貼到電郵寄給自己。這樣它就留存在你的封存檔案裡,隨時可搜尋。

☆管理好你在網路上追蹤的訊息也同等重要。你只需使用Google閱讀器之類的RSS供給集合器,它能幫你自動擷取你感興趣的線上資料,全數集中在一處。






第三部 克服大小挑戰


第12章 避免用腦過度─如何保持專注,盡可能不分心

盡可能把這些讓你分心的數位產物,限定在兩段工作之間的中場休息時間。即便有些人不這麼想,但我認為適度休息的確有助於效率的提升。

總之,你應該把休息當成任務完成後的獎賞,而不是逃避做事的方法。

★這樣整理才不亂!

☆當你前一刻還在某個情境,或正專注於某件工作或資訊,下一刻卻做另一件不相關的事情時,你等於經歷一場情境轉換。

☆在你轉換情境時,你的腦必須把目前留在短期記憶裡的東西移到長期記憶,挪出空間給新資訊。然而,有些資訊就在這過程中流失了。

☆情境轉換愈頻繁,以及各情境間的關聯性愈低,你的腦就會愈辛苦。

☆你無法避免情境轉換,但你卻能夠降低它們的影響。例如:

◎替自己記下註記,供日後轉換情境參考,這會讓轉換過程更順利。

◎把情境相仿的工作或會議安排在前後進行。

◎認清哪些人事物讓你分心,並造成不必要且頻繁的情境轉換,然後,才能減少轉換的影響。

◎休息時才查看電子郵件,不要三不五時就檢查,那會一再打斷你的思緒。

◎當你需要專注時,將電話關掉。同時,隱藏來電顯示的螢幕。這樣你才不會好奇是誰打了、為了什麼事情──這本身就是一項情境轉換。

◎若你在開放式辦公隔間裡工作,遇上截止期限壓力時,不妨掛上「請勿打擾」的牌子。戴副耳塞,盡可能隔絕周遭的嘈雜聲。同時,背對隔間出入口而坐,免得一再有人經過而分心。

◎每天上班日空出一段時間給自己,就算只有十到十五分鐘也好。在你共享的工作行事曆裡,將這段時間封鎖起來,不許別人占用。

◎召開每一場會議前,先質疑它的必要性。確定會議有清楚的目標,並確保每位與會者也都知道會議目標。提前發放相關背景資訊,方便大家轉換情境。




第13章 在沙灘上查看電子郵件─整合工作與生活

不妨利用工作不忙的時段,撜出點時間讓自己暫時放鬆,等你有事要忙時,就算是晚上十點,你也會心甘情願全力以赴。唯有這麼做,你才能夠依照實際上班情況調整你的習慣,而不是用你自以為正確的方式管理生活。

★這樣整理才不亂!

☆「工作與生活的平衡」是許多人心中的終極目標,希望透過整理達到那個境界。然而,在我們現今所處的世界裡,它只是個不切實際的目標。

☆當多數人談論「工作與生活的平衡」時,他們真正的意思是希望「少工作少一點」。但在今日高度競爭、隨時都能連線的世界裡,這簡直是天方夜譚。還不如設定一個比較實際的目標:整合你的工作與生活,藉此減輕你的壓力、提升工作效能、讓你的生活裡不光只有艱難的工作,也充滿歡樂。

☆想要整合工作與生活,你得跳脫舊有思維,用全新眼光看待。首先,別把工作與生活當成兩個獨立的個體。我們有時得埋頭苦幹,其他時候則盡情玩樂,我們必須認清這個事實。總之,我們不必為了生活而停掉工作,也不必為了工作暫停生活。

☆你可以利用行事曆開始整合你的生活與工作:依照不同對象來建立各個行事曆,而不是將工作與生活的行事曆硬生生地分開。

☆當工作不忙的時候,不妨利用這段時間開個小差。這樣能讓你放鬆心情、靜空思緒。就算稍後你必須加班趕工,你也不會有怨言,覺得自己為工作放棄太多。你不必加倍辛苦工作,事實上,由於你的大腦有適度的休息,反而能更睿智的工作。

☆假如你週末時仍要處理少量的工作,可善用零碎時間,也就是不用太花腦筋或做例行家務的空檔。這樣你既不會心不甘情不願,還將無聊的瑣事變成有效率的工作時間。

☆倘若你不能管理好你的工作,你只會延長上班時間,而且你的大腦也沒獲得好好休息。工作的時候就要集中注意力,有效管理、專注眼前的工作,如此,你才能有更多珍貴時間與親朋好友共享,或是保留給自己。

☆度假期間該不該檢查郵件?還是把一切拋諸腦後?答案取決於你的度假的目的、需求和限制。不管答案為何,出發前一定要先擬好計畫。

☆頻繁的跨國商務旅行,對工作與生活的整合是一大挑戰。旅途中你應當盡可能照顧好自己:在飯店房間裡做些運動、早點就寢、和心愛的人保持聯繫。能過濾的全剔除:出差時,你大腦的壓力比平常大多了,別再雪上加霜。再說,出差期間,你的記性不如平時,腦中一有想法就要馬上記下來。最後,隨時記下待辦事項和提醒,記在手機或筆記本都行,手邊有什麼就用什麼。




第14章 應付突如其來的事件-我的人生經驗

把思緒整理當成你的保險,幫助你應付迎面而來的撞擊。

我們也必須坦然接受一個事實:當壓力大的時候,犯錯在所難免。而且我們通常把那時犯的錯,看得比平常還要嚴重。然而,我們必須試著去接受,這只是過程的一部分,不該一直怪罪自己。

★這樣整理才不亂!

☆面臨突如其來的巨大挑戰時,你的世界凡事都會受到考驗。這時候,你很難做出合理、非情緒化的決定──你無法專心。你忘東忘西,因為你壓力太大;你壓力太大,因為你忘東忘西。套用匿名戒酒會員的說法:你已跌到谷底。

☆壓力大的時候,你難免會犯錯,你得接受這個事實。而且這時犯的錯,感覺上會比平常嚴重。別一直怪罪自己!認清這個事實後,盡可能事先防範,你可請朋友、同事或任何你信任的人從旁幫你。

☆遇到難關時,最好找些個性跟你不同的人陪伴在身旁。在你軟弱時,他們給你堅強的支持;在你頭腦混亂時,他們依然能看清事情。不用客氣,朋友本來就是要相互扶持的。

☆碰上巨大挑戰時,一般人典型的反應就是搜尋更多資訊。然而,要不了多久,你就會讓一堆資訊給淹沒,變得不知所措,尤其是當這些資訊跟我們先前具備的知識相牴觸,或是屬於完全陌生的領域。因此,你得儘量善用熟知的工具加以管理。過濾它們、記下大量筆記、在網路上跟相關親友分享你的筆記。

☆你無法預測未來,但你可辨識前方路標,它會告訴我們不好的事即將發生。接下來,你得試著擬定一套計畫,當事情真的發生,才知道要如何處理。

☆放眼未來,但也要活在當下。若你在危機發生前,就具備熟練的整理技巧,你就能夠有更多的心思與精力放在當下。





後記 把腦子關掉,只管滑雪就對了!

加倍努力工作不是關鍵,加倍聰明工作才是。

我經常會回想起那次的經驗,我從那兒學到:沒人能夠預見所有隆起的雪堆,唯有撞上時才會知道。同樣的,我們無法移動雪道上的樹木,也改變不了山坡的陡度。我們只需將自己推向前,相信自己能夠一路滑到山腳下,毫髮無傷、充滿興奮的讓所有感官活起來。



 
 
 
 
 
 
◎書籍簡介:
 
企業人士、財經媒體、暢銷作家熱情推薦
Amazon記憶管理類冠軍
教你Google時代最厲害的新本事

為什麼記了一大堆,關鍵時刻卻腦袋一片空白?
為什麼忙了一整天,待辦事項卻仍然一長串?
為什麼想了老半天,卻還是難以下決定?
為什麼大人的記性總是那麼差,而小孩就是很難專心?

這個時代特別需要一套能幫你我減輕生活與工作壓力的整理術。本書捨棄一般傳統整理法,提供你21項全新整理原則。

失讀症男孩如何成為全世界最會整理資訊的男人?
Google前資訊長首度公開私房整理術,
教你輕鬆搞定資訊搜納×記憶管理×思緒整理!

面對資訊苦多、思緒苦亂,許多書都在教人怎麼增強記憶才不會忘,但這本書要你別再折磨你的腦了。了解人腦、人性的限制,善用科技、學做筆記,分清事情的輕重緩急,適時將腦中混亂的資訊與思緒「外包」給身邊的各種工具,並充分利用資訊過濾、搜尋、擷取、分享的技巧,才能在必要時掌握事情脈絡,快速找出答案。

別急著埋頭苦幹、別將資訊硬塞進腦中,適度保持大腦淨空,這個時代要學會有技巧的「忘」,才能隨時記起並優先處理當下最重要的事,遇事從容應對,不再臨危就亂。



作者簡介:
 
梅瑞爾 Douglas C. Merrill
 
Google前任資訊長,曾被美國著名IT雜誌《eWeek》評選為「全球IT業百大最具影響力人物」。2008年加入EMI擔任數位事業部總裁,並兼任新潮音樂部門的營運長,在進入Google之前,曾任嘉信理財集團資深副總裁。

梅瑞爾自小患有失讀症,數學老是學不好,閱讀上也有障礙,多虧父母耐心陪伴,才逐漸在課業上有起色。因為自身學習歷程太艱辛,梅瑞爾花了許多時間試圖找出導致學習障礙的原因,後來在普林斯頓大學取得認知科學博士學位,深知人腦的構造與限制。梅瑞爾從小到大,都在不斷發展各種系統,幫助自己做事更有組織。這位「全世界最會整理資訊的男人」透過這本新書首度公開他的高速整理術,幫助現代人終結混亂無序的生活。

梅瑞爾於2010年10月與友人創辦專門提供小額貸款服務的ZestCash,並擔任該公司執行長。
 
馬丁 James A. Martin
 
資深撰稿人,為《PC World》、《華盛頓郵報》網路版(Washingtonpost.com)、《旅遊休閒》、《美國娛樂周刊》等多家報章雜誌寫稿。馬丁撰寫的主題,以搜尋引擎最佳化和社交媒體居多。也替企業設計網頁內容,使它們的網站更容易讓潛在客戶搜尋到。

 
譯者簡介:胡琦君
 
十八歲時接下第一個翻譯委託案,從此立志成為專業譯者。大學英文系畢業後,先後當過空姐、祕書、國小英文老師。閒暇之餘,兼做口筆譯,以及自行車賽事主持人。取得師大翻譯所碩士前,曾赴美國阿拉斯加農場工作,並在《中國時報》擔任實習編譯。譯有《樂活工作的一年》等書。
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