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本篇文章摘自： 商業周刊第 948 期
作者：呂國禎
透過鐵箱和網路 永遠買到最低價
小變革大學問！研究如何買東西也能省，
王永慶靠採購管理的改善，讓採購成本省五分之一。
台塑集團網路採購金額最新統計出爐，每月線上交易金額超越兩百億元。跟五年前相比，採購成本降低了二三％，省下五百五十二億元，這比中鋼一年稅後盈餘還高。
經營之神王永慶買東西省錢的秘訣，最早來自不起眼的小變革。
二十二年前，設三十一格投標信箱杜絕舞弊
二十二年前，王永慶看到國內採購圍標、綁標弊案叢生。他發明了一套公開、透明與數據化的獨特採購系統，台塑採購處設置三十一格鐵製的投標信箱，按照每月日期，一天一個信箱。不管是台塑要開給廠商的採購發包規格，或是廠商要投標，一律透過鐵箱。
一般政府或是企業採購，往往要透過經辦人員收集供應商投標書，等到開標日才開標。不肖經辦人員往往趁著職務之便偷看標書，洩露標價或是聯合供應商圖謀不軌。
台塑則是由不知情的工讀生收到投標信後，按照開標日期投遞到對應日期的信箱內。開標日一到，統一開標，完全杜絕經辦人員經手投標書與舞弊的可能性。
實施鐵箱投標之後，王永慶要求每次開標後，總管理處採購部必須紀錄三筆資料：一是每家供應商投標報價，二是前半年最低價，三是前一年最低價。
紀錄每次報價，目前已累積三十萬筆材料的資料
二十二年下來，台塑的電腦紀錄三十萬筆材料的歷史報價與最新報價！台塑總管理處副主任陳德耀說，所有的物價波動，還可以透過台塑電腦分析找到原因，例如電線從每公斤十元漲到十一元，電腦可分析出原來是國際銅價大漲，造成電線漲價。所以買得合不合理，歷史資料與國際原物料變動可以給答案。
這套物價紀錄與即時分析，使每項產品都有清楚價格與成本分析，即使採購人員有機會在採購案上舞弊，也會因為買太貴而在台塑集團的採購系統中現形。
一九九八年起，台塑因推動六輕工程，開始將衛星科技引進採購系統。當時六輕一座石化廠少則上百張，多則上千張工程圖，發包採購前要輸出工程圖，郵寄給所有的承包商，每月成本高達三百二十七萬元。
台塑總管理處成立六人專案小組，研究出利用衛星直撥服務傳送工程圖給承包商，廠商安裝小耳朵接收，每月衛星傳輸費用與成本攤提只要三十萬元，是傳統郵寄方式的十分之一。鐵箱投標也因而走入歷史。
二○○○年，台塑成立台塑網科，建置網路交易平台。隔年進一步以寬頻網路取代衛星，開放廠商在網路上競價。不管衛星或網路，台塑用美國軍方採用的加密系統，開標前全是亂碼，開標當天，也由電腦選取得標者，不透過人，也無從舞弊。但台塑網科投資達一億元，為分擔成本，後來台塑網科開始對外營業。
採購網路化，採購量增加四倍，人力精簡三分之一
台塑網路採購平台剛開始只有兩百家供應商，為輔導供應商加入台塑的網路採購平台，二○○一年起，總管理處派出講師分別在台北、雲林麥寮與高雄仁武三地，每月一次輔導兩百家業者，三年後，網路發包系統家數突破一萬家。
如今，台塑網路採購平台已有一萬五千家供應商。連要採購一根鐵管，都有高達八十家廠商報價，彼此之間競爭激烈，也讓台塑採購成本不斷降低。
跟傳統競標最大的不同是，台塑網路採購一次要比一次便宜，而且是要確保市場最低行情。這是因為電腦開標時，會自動選擇最低價者得標，而且，電腦早已由三十萬筆的原材料行情中設定好預定採購價格，若投標者皆高於預定價，則台塑會向兩家最低報價的廠商詢價，互相比價，達到低於預定價者可得標。
「台塑採購不設底價，最低價者得標！」台塑總管理處副理簡志仁說，供應商發現無法得標，會自行分析每次得標結果都是報價往下降一○％到二○％，下次想得標就必須下殺報價二○％，自然而然讓每次採購價格往下降。
台塑本來有一百二十個採購人員，網路化之後，採購量增加四倍，人力卻精簡三分之一。如今，國有土地標售仍因標書遭竊而發生弊案，但王永慶的採購管理早已從三十一格信箱進步到網路，不停的追求改進，讓台塑能防止採購舞弊，也永遠能買得比別人便宜。
專家看法》對供應商也有獎懲管理
台塑集團管理成功的三大原因是數據化管理、獎懲紀律管理及王永慶個人魅力及風格。 以採購管理來看，台塑成功將所有的採購資訊數據化，建立一套即時物價資訊系統，掌握原材料的行情，因此能夠大幅降低採購成本，相當成功。
而台塑集團的獎懲紀律管理，除了員工的獎懲之外，較不為人知處，是台塑網路平台供應商也有一套管理獎懲制度，例如供應商延遲交貨、品質不符合原先規格或是工程落後，台塑都有懲罰制度，可以停權三個月，甚至停權無法參加報價。
但台塑的管理制度能否適應全球化 、科技化與多元化市場是一大問題。例如品牌，講求的是創新、服務與行銷，這些產品跟大宗原物料不同，很難做成本分析，但所能夠得到的成果也是倍數、甚至更高。如果所有的投資都要講求成本分析到鉅細靡遺，事實上很難經營成功的品牌。
如果問，台塑管理制度能不能移植到講求效率的美國？結果也許是不行。這些都是台塑管理目前尚未看到的，也是我們對台塑管理能夠繼續精進的期待。
（中華民國管理科學學會理事長許士軍口述 、呂國禎整理）
