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【好文推薦】電子郵件修辭學：在別人的思考裡思考

Thu, 12 Oct 2006 19:56:13 +0800

修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因為眼見為憑，文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

因此，撰寫商務電郵前，不妨用以下3個動作暖身一下：

1.想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與螢幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。

2.設想對方看了你的信之後可能有的觀點，也就是要在別人的思考裡思考。

3.了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。

多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。說明如下：

▓ 結構：第一段與最後一段是重點

電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

▓ 要求：主動說出你期待對方做的事情

當你想要收件者採取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如果內容很短，不超過一個螢幕可以讀完的範圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

▓ 日期：日期與時間要明確

在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什麼時候？因此最好改成「下周三（如9月27日）」「下個月（如10月）」，時間也要明確，是上午還是下午？是以自己或對方的時區為準？以免雙方認知不同而產生誤會。

▓ 主題

如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

▓ 回覆

如果你回覆對方的來信時，使用對方的主旨回覆，讓對方知道這是來自於你的回覆。此外，如果想要在主旨點出回覆的重點，可以在郵件本文內容裡寫上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸＸ」讓對方知道這是回覆哪一封信。

▓ 風格

檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕鬆但不失禮，而且也比較自然順暢。

▓ 語感

1.採用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。例如：

A.你對這件事情有什麼想法？

B.有誰可以提供意見給我？

看得出來嗎？A比B來得主動而明確。

2.動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話：

C.讓我們做個計畫吧！

D.讓我們計畫這件事情。

在D句裡，「計畫」兩個字被用在動詞的表現，會比C句用在名詞有力量。

最後也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關係的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。

撰文／文及元。摘錄自《經理人月刊》2006年9月號

資料來源：http://paper.udn.com/udnpaper/POE0013/106660/web/

18則好用的管理定律

Thu, 28 Sep 2006 23:32:01 +0800

《經理人月刊》2月號，撰文／劉揚銘

一個組織不要同時設定兩個目標；犯一次錯，指批評一次……18則有趣又好用的管理定律，幫你搞定職場麻煩事

1. 活力曲線（10%淘汰率法則）
奇異公司每年會針對各事業單位的主管打分數，區分出ABC三個不同等級的績效表現。最傑出的A級員工必須是事業單位中的前20%；B級員工是中間的70%；C級員工約10%，奇異以常態分配的鐘形活力曲線（Vitality Curve）來呈現這種概念。A級員工將得到B級員工2～3倍的薪資獎酬，而C級員工則有遭到淘汰的危機，活力曲線是年復一年、不斷進行的動態機制，以確保企業向前邁進的動能。

2. 手錶定理
一個組織不要同時設定兩個目標。一次戴兩隻手錶不但不能讓自己知道更準確的時間，還會失去準時的信心。對同一組織採用兩種管理方法，或設置兩個不同的目標，組織就無所適從了。

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【Blog系列】部落格行銷抓得住商機

Wed, 06 Sep 2006 13:15:07 +0800

【2006/09/06 聯合報】【記者鄒秀明、許韶芹／專題報導】

前暨南大學校長李家同曾表示，部落格（Blog）都是自說自話，他不想看，也覺得沒人想看，引發外界廣泛討論。事實上，看部落格的人應該會越來越多，還有人透過部落格行銷，將網路虛擬世界變成現實生活的商機。

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【人脈系列】是朋友，還是敵人？

Mon, 28 Aug 2006 11:21:01 +0800

你有沒有過這樣的經驗？在離開一家公司之後，以前對你一向很熱絡的同事，突然間不再回你的電話了。

美國一家顧問公司的兩名合夥人，於史隆管理評論（MIT Sloan Management Review）上指出，這是誤把只是合作夥伴的舊同事當成了朋友。事實上，當共事的利益消失時，這名同事便不再花時間經營雙方關係。

這兩位顧問提醒，在職場中遇到的各種人，主要可以分為朋友、敵人、合作夥伴以及競爭對手四大類。朋友以及敵人都是屬於無條件型的關係，雙方的關係不會因為情況改變而輕易改變。朋友是無條件的信任關懷，敵人則是無論情況為何，都不希望對方獲得好處，也就是無條件的對立。

合作夥伴以及競爭對手，則是屬於有條件型的關係，職場上的關係大部份都是屬於這一種。合作夥伴只在利己的情況下才存在；相反地，競爭對手是起於自己的利益與對方的利益衝突。這種類型的關係易變，只要利益出現或消失，關係可以立刻產生變化。

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【人脈系列】好人脈來自於自身的魅力與判斷力

Mon, 21 Aug 2006 12:17:06 +0800

如果希望「人脈」拉自己一把，要讓人脈變成「貴人」，那先決條件就是得讓他「接受你、喜歡你」。

在一次喜宴中，跟我同桌的有位知名的企業家。不多時，有個三十歲初頭的A先生，一屁股搶坐在企業家的旁邊，然後，對這位企業家展開了兩小時的自我行銷，包括他如何在三十歲前賺到一億等等。這位企業家修養極佳，所以，只有在A先生去洗手間的時候，臉上才明顯露出不耐煩的表情。然後，整桌其他的人，都不約而同對這位企業家表達了「你修養真好」的慰問之意。

A先生一定覺得，他花了兩小時對企業家自我行銷，已經成功的建立「有力的人脈」，但是旁觀者清，實情絕對不是如此！因為所謂「有力人脈」的基本條件，一定是對方「喜歡你」，A先生以拙劣的手法強迫式的行銷自己，不僅讓這位企業家如坐針氈，也讓旁邊的人相當不認同。

如果希望「人脈」拉自己一把，要讓人脈變成「貴人」，那先決條件就是得讓他「接受你、喜歡你」。A先生強迫推銷的方法並不奏效！因為他沒有觀察出來，企業家對他的話題不感興趣，雖然全桌都已經發現了！所以A先生不僅觀察力不夠，也沒有自知之明。

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【人脈系列】利用Outlook 幫你找「貴人」

Sat, 19 Aug 2006 01:46:41 +0800

如何利用Outlook尋找「貴人」？可依下列五步驟逐一實行：

1.與人交換完名片後，第一件事就是要將可望成為「貴人」的資料用Outlook建檔，Outlook聯絡人項目並提供了分類功能，以便日後可用類別能快速找到這位「貴人」。

2.建完聯絡人資料後，不定時發封信給「貴人」，同時利用行事曆跟這位「貴人」約定會面的時間或是製造見面機會，Outlook的行事曆會提供約會性質的顏色標籤；與「貴人」約定好時間後，準時赴約是給對方很重要的印象之一，因此利用Outlook行事曆的提醒功能，可以讓系統在約會前一小時、半小時或15分鐘提醒使用者。

3.跟「貴人」見面時，若是「貴人」交付了一些工作任務或是以一小型合作案進行測試時，使用者此時宜利用Out-look的工作指派功能，指派工作給小組成員或是親朋好友，成員在收到指令後，迅速將工作完成，並且將工作的更新狀態寫在行事曆上，使用者可以清楚的掌握工作進度，並且順利完成與「貴人」合作的任務。

4.有了第一次愉快的合作經驗，與「貴人」之間常常利用e-mail來傳達訊息，為了在第一時間回覆「貴人」的來信，可利用Outlook的郵件規則精靈，設定只要寄件者是這位「貴人」的來信，就以重要信件處理，並且會自動、立即的通知使用者；另在收件夾建立一個「貴人」的子收件夾，只要「貴人」來信，Outlook會自動將郵件轉到「貴人資料夾」，並且顯示提醒訊息，同時也可以在第一時間回覆「貴人」的每一封電子郵件。

5.交往一段時間之後，慢慢的與「貴人」建立了私人關係，知道「貴人」的家人、小孩及其生日，並將這些資料全數建到聯絡人上，同時設定「貴人」的家人生日到時，提醒送卡片或買禮物，讓「貴人」感到窩心，如此便可將這位「貴人」存入自己的人脈金庫。
【2006/07/26 民生報】

【人脈系列】善用數位工具坐擁人脈金庫

Sat, 19 Aug 2006 01:40:58 +0800

【記者胡明揚、祁安國、鄭朝陽／報導】

「人脈存摺」是最近相當流行的熱門話題，但是要如何善用管理眾多無價的人脈資源則是一大學問。隨著數位科技的進步，早年收到名片放進名片簿或是抄寫到電話簿裡早已落伍，取而代之的從電腦裡微軟Outlook、手機通訊錄、PDA、名片掃描器，到最新產品PDA手機拍照辨識名片功能，在在顯示運用數位人脈管理時代已經來臨。

基本上，目前最常使用的人脈管理工具不論是即時通訊軟體、名片掃描器、手機紀錄連絡人，都是以微軟的Outlook為架構，使用者只要透過智慧型手機、PDA、筆記型電腦、桌上型電腦進入Outlook就能快速找到連絡人，並且還能相互備分避免遺失。

以一位作外務工作10年的業務員，進入職場10年至少能累績5000張名片，這5000個連絡人，有些只是點頭之交、有些是真的「貴人」，使用Outlook雖對感性人脈不一定有效，但善加利用Outlook分類、關鍵字、行事曆功能，至少能讓「貴人」感覺到隨時的關懷和重視。

Outlook最簡單的功能是建立人才資料庫，無論是名片掃描的檔案、PDA接收的、MSN內的連絡人，統統集中在Outlook 檔案下，而且所有連絡人都給予分類，並記註人、事、時、地、物、特徵等資訊。

寰宇科技總監蔡宏興表示，建構連絡人一定要依屬性分類，而且各種檔案匯來的連絡人都必須符合標準、單一、整合為原則，無論是利用關鍵字、生日、紀念日，或是特徵，就能快速找到連絡人。

Outlook的優勢是節省時間、快速管理，例如利用時間來分段，Outlook內有以月、周、日為計畫的行事曆，其中將有可能成為「貴人」的連絡人的生日、紀念日自動加註在行事曆內，只要這位「貴人」過生日，或是重要紀念日子，Outlook都會發出訊息提醒使用者。

與友人的約會，或是正在執行的工作，都可利用Outlook的行事曆「提醒」的功能，同時結合email的功能，隨時利用電子郵件、簡訊傳遞對「貴人」的關切，或是報告工作進度。

蔡宏興強調，利用數位產品管理人脈，Outlook就像是一座銀行般，收納的連絡人是「黃金」還是「石頭」，還是要靠使用者如何經營，善加利用人脈資產勢必會增值，當然若是當作是石頭使用，也有可能變為人脈負債者，不僅不得人緣，更別指望有「貴人」出現。

【2006/07/26 民生報】

【人脈系列】29歲前成富翁的人脈理財

Thu, 17 Aug 2006 12:56:30 +0800

最近流行一種說法，即29歲以前，屬於青春“保質期”，29歲以後，就Time out(過期)了，即所謂29歲現象。張愛玲說：“成名要趁早。”致富亦然。因此，想在青春歲月創出一翻事業來，就要趕在青春“過期”之前。

你是否想在29歲前成為富翁呢，學會下面的“人脈理財法”也許會給你帶來奇跡般的效果。

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員工部落格的妙用

Wed, 16 Aug 2006 11:31:45 +0800

■ 劉威麟

部落格熱延燒，但目前大多數企業只將部落格視為新的行銷手法，打算師法微軟員工史科博的做法。
史科博將自己在微軟工作的想法與心情，甚至對微軟競爭者的稱頌，幾無保留的寫在他的個人部落格，微軟不但不以為意，還讓他繼續在Channel 9挑大樑。結果，史科博部落格上有血肉有情感的文字，經過每天百萬人次的反複閱讀，反而成功的幫微軟扭轉形象。

史科博部落格的故事，為企業上了「如何透過部落格行銷」這一課，他們卻忽略了此故事的另一個弦外之音，那就是微軟如何利用部落格，囚禁史科博的靈魂。

史科博的部落格三年前就紅透半邊天，既然他對微軟貢獻良多，微軟理應予以升職、加薪，但熟知內情人士表示，從頭到尾，史博科的薪水與職等與一般員工無異。有趣的是，從2002年開始，史科博雖偶爾在部落格上揶揄自己的東家，在公司內，卻是一個不可多得的好員工，因為全世界都知道，他是「微軟的史科博」，全球都在監視他。

史博科日前離開微軟，重回矽谷創業，我想蓋茲應該可以確定，史科博終其一生不會再將筆鋒轉向微軟，重砲攻擊，因為微軟的形象，永遠在他部落格讀者的心中，他一生都是「微軟的史科博」。

對企業而言，部落格最大的妙用並不在對外的行銷，而是對內的管理。企業刻意製作的部落格，只是另一種形式的企業形象網站，平凡無奇；但若反過來經營部落格，卻可以變成協助經理人管理、鼓舞、甚至撫慰員工心靈的好工具。

「我們今年的部落格策略如何？」該回答此問題的不是行銷主任，而是營運主管，甚至是人力資源部經理，它指的可能是一個秘密武器———員工部落格。

去年被Adobe併購的軟體大廠Macromedia曾導入一套非常有效的「員工部落格」策略，吸引近60名工程師「開格」，在網路上一吐設計軟體的甘苦談，客戶上網隨時點閱，不但感受到該公司設計產品的用心，還可以立刻指出他們對於產品的好惡。主管表示，部屬自從擁有自己的部落格後，不但朋友、客戶上網閱讀，也吸引來陌生人，讓他們感受到被關心、被支持的成就感，愈來愈以自己的工作為榮，還能加強員工之間的認識、促進團隊和諧。

此外，去年開始，幾乎每一家美國新創企業網站的首頁選單除了「介紹公司」、「產品」、「聯絡方式」之外，還會多一個「部落格」的連結。連進去後，可以看到公司創辦團隊定期更新的產品進度、行銷想法以及心情故事，以此來和所有關心的人保持聯繫。一旦部落格的參與者愈來愈多，就有點類似演藝人員的「粉絲俱樂部」，支撐創業團隊時時保有高度的企圖心。

天天都要上傳照片給大家看的美眉，自然就得天天打扮得美美的；一個天天都要向全球公布工作內容的員工，就得天天努力工作，才有精采的題材。原來，部落格最大的影響力不是落在「讀」的人身上，而是在「寫」的人。

管理最難之處在於管「心」，企業禁了所有電腦的MSN、堵了所有的USB接口，仍然管不住員工的心。員工的流動是企業心中永遠的痛，員工在企業內部無心工作、天天丟履歷，更是企業資源的莫大浪費。

國內企業不妨跳脫部落格一定要「寫給別人看」的思維，想想它對員工的好處，參考國外「員工部落格」的推動實績，設計一套真正有效實用的「部落格策略」。

（作者是趨勢創投作家，個人部落格: http://mr65210.wordpress.com）

【2006/07/26 經濟日報】

【人脈系列】準備一本人脈存摺

Mon, 14 Aug 2006 22:38:20 +0800

打好工作基礎，建立人脈，讓自己成為職場上的搶手貨，增進核心競爭力。

投資組合：感情 38 ﹪；事業 12 ﹪；家庭 08 ﹪；健康 10 ﹪；財富 17 ﹪；休閒 15 ﹪現代女性由於教育水準及薪資所得大幅提升，在兩性平等法頒布後，新世代女性努力追求個人能力和經濟能力的提升，形成潮流趨勢。

人脈是成功的入場券

20歲到30歲正值從校園進入職場的熱門時期，擁有年輕本錢而滿懷理想是這個階段的典型，根據調查20以上30未滿的族群最重視的是「人際關係和感情」，其次依序為「累積財富」、「休閒娛樂」、「有個好工作」，相對的「健康」和「家庭」則敬陪末座。

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