最新補充: 真的可以雙向同步了! 請記得參考 真的可以把 Google Calendar 跟 Outlook 雙向同步了! 文中特別要注意的幾個細節, 再回來照這篇的流程進行安裝設定.
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很多人用 Outlook 來管行事曆, 也許是因為公司採用 exchange server, 也許是為了跟 PDA/SmartPhone 同步. 不可諱言的, 幾乎各種 郵件/行事曆/工作清單 相關的軟體如果要跟外界互通的話, 第一個對象都是 Outlook.
Google Calendar 的方便性吸引了不少人, 如果能跟 Outlook 通就更方便了. 當然現在 Google Calendar 可以 "匯入/匯出", 透過檔案的形式與其他應用軟體互通. 但是如果能夠 "同步", 就是 Google Calendar 那邊做了什麼改變, 同步之後 Outlook 這邊就會完全反映 (反之亦然), 那就更方便了!
的確有! SourceForege 上面的 RemoteCalendars 就是一個 Outlook 2003的 plug-in, 提供這樣的功能!
附註說明:
1. 目前只支援 Outlook 2003, 作業系統為 XP(有使用者回報 Win2000 pro/server, Win server 2003也行) 並需安裝一些微軟的元件.
2. 將 Google Calendar 的修改同步到 Outlook 相當順利, 而由 Outlook 到 Google Calendar 則仍不一定會成功 (我也還沒試出來).
基本上 RemoteCalendars 是透過 iCalendar IETF RFC 2445 來達成這樣的功能的. 如果對技術細節有興趣, 可以到 RemoteCalendars 主網頁看看, 也可以在 SourceForge 下載安裝套件, 甚至原始碼.
在這個 blog 有英文的安裝跟使用的說明, 以下的說明參考了該網頁的內容與圖片, 以及我的安裝使用經驗.
- 從SourceForge下載安裝套件(還有文件, 如果有興趣的話). 安裝套件是 Remote Calendars msi, 我試的版本是 5.81,
- 解開下載的 .zip 檔, 請不要急著執行 setup.exe.
- 先把你的 Outlook 關掉.
- 如果沒有安裝微軟的 .net Framework 2.0 的話, 請下載安裝. (若你有定期做 Windows Update, 應該就有了)
- 到剛剛解開 .zip 的目錄下的 Prerequisites 子目錄下, 有兩個執行檔. 這都是微軟的元件, 可放心安裝.
- 先執行 O2003PIA.EXE, 會解壓縮出 O2003PIA.MSI, 點選這個 .MSI 檔進行安裝.
- 再執行 vstor.exe, 安裝 Visual Studio 2005 Tools for Office
- 現在你可以執行 setup.exe 了, 這會安裝 RemoteCalendarsVSTOSetup.msi.
- 都裝完了後, 可以重新執行 Outlook了. 這時候就會看到 RemoteCalendars 的工具列, 長得像這樣:
恭喜你安裝完了.
在安裝後第一次執行 Outlook 時, 會自動跳出 RemoteCalendars 的 Options 設定視窗, 我們在底下一併說明:
OptionsRemoteCalendars (工具列最右邊的圖示)用來設定一般的選項. 把滑鼠移動到勾選方格上會看到快顯示的說明: (建議一開始都不要勾選)
- Reload All: 當你執行 reload 時, 所有你設定的 remote calendars (例如 Google Calendar, 或其他支援 iCalendar 的應用) 都會被重新下載.
- Automatic Update: 每次 Outlook 啟動時, 自動進行 reload. 要注意的是: 若你的 remote calendar 很多個, 或資料很多筆, 可能會花很多時間.
- Use Proxy Settings: 若你要用 proxy 的話, 請勾這項, 並在底下的 Proxy Settings 做適當的設定.
- 另外的 "Don't check for the correct MIME type" 和 "Accept all the certificates" 都是進階選項, use at your own risks!
- 最底下的 Choose your TimeZone 讓你設定你的時區. 如果你發現行事曆同步後好像出現了時差, 再來這邊做調整.
- 若你對 iCalendar 有了解, 可以看 "Check the ErrorLog file" 研究一下.
接下來要 "訂閱" (subscribe) 外部的行事曆了 (remote calendars). 在做這件事之前, 建議你在 Outlook "新增" 一個 "資料夾", 名字可以取 "GoogleCalendar", "資料夾包含" 請選 "行事曆項目". (若你在 Calendar View下新增資料夾, 預設就是 "行事曆項目") 這個行事曆就是用來跟外部行事曆同步的地方. 不想放到 Google Calendar 的約會, 請不要放上來喔!
如果你的 Google Calendar 有多個行事曆, 你也可以各建一個對應的 Outlook 資料夾. 後續設定時, 可以設定彼此間的對應.
接下來請先登入 Google Calendar, 把一些網址資料記下來, 後續設定要用到. 點選 Settings (設定), 然後點第二個 tab "Calendars". 在 "My Calendar" 裡有你開設的行事曆. 點選你想要與 Outlook 同步的 CALENDAR, 會進到詳細設定的頁面, 在最下面的部分看起來像這樣:
請把滑鼠移到最底下 "Private Address" 的 綠色 ICAL 標示上, 按右鍵--> "複製捷徑", 把這個網址記下來.
現在可以回到 Outlook, 點選工具列 最左邊的綠色加號進行 SubscribeRemoteCalendar 了, 畫面如下:
- 第一個欄位就是要貼上你剛剛在 ICAL標示複製的網址.
- 第二個欄位是為這個 remote calendar 取個名字. 建議你跟 Google Calendar 那邊取一樣的. (也可以在前面加個 "RC-"字頭方便辨識). 比方說: "RC-Your_G_Cal"
- 底下的四個勾選框只要勾最後一個, 因為我們想要讓 Google Calendar 跟 Outlook 兩邊同步囉! (雖然還沒試成功)
- 最下面的 "Select Outlook Folder" 可以從你 Outlook 的行事曆資料夾內選取. 先前我們新建了一個 "GoogleCalendar", 就選這個囉!
- 最後點選 OK.
接者就可以點選工具列 第二個圖示進行下載 (Reload). 如果一切順利的話, 你會看到如下的登入畫面, 請輸入你的 Google Calendar 帳號 (包括 @gmail.com) 跟密碼.
經過一段時間之後(依據你在Google Calendar的項目多寡而定) , 下載應該順利完成了. 在 Outlook中點選剛剛建的 GoogleCalendar 資料夾, 就會看到原本在 Google Calendar 的約會, 出現在 Outlook 裡了! 看起來像這樣:
安裝的部份基本上不太容易出問題. 如果你在設定的部分完成後卻沒有在 Outlook 看到正確的結果, 可以利用 Delete (第三個圖示, 紅色叉叉) 把你的 remote calendar 設定 (上面說明中的 "RC-Your_G_Cal") 刪除, 重新由SubscribeRemoteCalendar 的步驟再來一次.
至於把 Outlook 的約會更動上傳到 Google Calendar 的部份, 基本上是透過 Publish (右邊過來第二個圖示)來進行. 我想再試試看, 如果成功了再來分享.
